Die besten kostenlosen Tools für Unternehmer (Notion, TinyWow, Ubersuggest & Co.)
Einleitung
Kostenlose Tools für Unternehmer sind heute oft genauso leistungsfähig wie teure Software – besonders für Selbstständige, die effizient und strukturiert arbeiten wollen.
Als Selbstständige:r oder Gründer:in jonglierst du oft mit vielen Aufgaben: Projekte managen, Angebote schreiben, Content planen, Website pflegen – und das alles möglichst effizient. Doch professionelle Software ist oft teuer – vor allem in der Anfangsphase.
Zum Glück gibt es eine Vielzahl an kostenlosen Tools, die dir den Arbeitsalltag deutlich erleichtern – ohne Qualitätseinbußen.
In diesem Artikel findest du eine Liste kostenloser Tools für Unternehmer, die dir helfen, deine Prozesse zu digitalisieren und Zeit zu sparen.
Warum kostenlose Tools sinnvoll (und manchmal besser) sind
- Keine Einstiegshürden: Ideal für Gründer:innen oder kleine Teams
- Schnelle Umsetzung: Viele Tools sind sofort nutzbar – ohne technisches Setup
- Skalierbarkeit: Die meisten Tools lassen sich bei Wachstum upgraden
- Effizienz: Mit den richtigen Tools arbeitest du strukturierter, schneller und professioneller
Wichtig: Kostenlos heißt nicht „billig“ – viele dieser Tools sind in der Basisversion absolut leistungsfähig.
Die besten kostenlosen Tools für Selbstständige & Unternehmer
Notion – Alles in einem: Projekte, Notizen, Planung
Kategorie: Produktivität, Organisation
Was es kann:
- Aufgaben und Projekte planen
- Inhalte strukturieren (z. B. Content-Plan, Blogartikel, Kundenprojekte)
- CRM, Redaktionskalender oder Wissensdatenbank erstellen
Warum es gut ist:
Intuitiv, flexibel, für Einzelpersonen kostenlos – und perfekt für strukturierte Arbeitsprozesse.
Ubersuggest – SEO & Keyword-Recherche für Einsteiger
Kategorie: Online-Marketing, SEO
Was es kann:
- Keywords analysieren
- Wettbewerber checken
- SEO-Potenziale identifizieren
- Backlinks prüfen (eingeschränkt)
Warum es gut ist:
Ideal für Einsteiger, die verstehen wollen, wonach ihre Zielgruppe bei Google sucht.
TinyWow – PDF- und Dateitools für den Alltag
Kategorie: Dateiverwaltung, Büro-Tools
Was es kann:
- PDFs komprimieren, zusammenfügen, teilen
- Videos konvertieren
- Bilder bearbeiten oder in Text umwandeln (OCR)
Warum es gut ist:
Einfach, schnell, ohne Registrierung – perfekt für den Büroalltag oder spontane Aufgaben.
Mailtrack – E-Mail-Tracking für Gmail
Kategorie: Kommunikation, Vertrieb
Was es kann:
- Zeigt, ob und wann eine E-Mail geöffnet wurde
- Ideal für Angebotsversand oder Kundenkommunikation
Warum es gut ist:
Du weißt, wann du nachfassen solltest – ohne zu nerven. Die kostenlose Version reicht für Einzelunternehmer meist aus.
Grammarly – Texte verbessern (auch auf Englisch)
Kategorie: Text & Kommunikation
Was es kann:
- Grammatik- und Rechtschreibprüfung
- Stilistische Verbesserungsvorschläge
- Funktioniert direkt im Browser oder in Google Docs
Warum es gut ist:
Professionelle Texte wirken seriös – ob im Blog, per Mail oder auf Social Media.
Calendly – Online-Terminbuchung einfach gemacht
Kategorie: Automatisierung, Kundenkontakt
Was es kann:
- Kunden wählen verfügbare Termine selbst
- Automatische Erinnerungen
- Integration mit Zoom, Google Kalender u. v. m.
Warum es gut ist:
Spart Mails & Rückfragen – perfekt für Erstgespräche, Beratung oder Workshops.
Canva – Design-Vorlagen für Social Media, PDFs & Co.
Kategorie: Design, Marketing
Was es kann:
- Instagram-Posts, Präsentationen, Werbematerial gestalten
- Vorlagen für fast alles
- Intuitive Bedienung – auch ohne Designkenntnisse
Warum es gut ist:
Professionelles Design ohne Agentur oder teure Software.
Häufige Fehler bei der Tool-Auswahl
- Zu viele Tools auf einmal starten → lieber 2–3 gezielt nutzen
- Tools ohne klares Ziel verwenden → vorher klären, was du verbessern willst
- Datenschutz vergessen → DSGVO-konform arbeiten, besonders bei Cloud-Tools
Fazit: Die richtigen Tools sparen Zeit, Geld – und Nerven
Mit diesen kostenlosen Tools für Unternehmer kannst du professionell arbeiten – auch ohne großes Budget.
Du brauchst keine teuren Abos, um professionell zu arbeiten. Viele kostenlose Tools bieten genau das, was Selbstständige im Alltag brauchen: Struktur, Effizienz und Klarheit.
Ob Projektmanagement, SEO oder Design – mit den richtigen digitalen Helfern arbeitest du smarter statt härter.
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